Zeitmanagement: die Morning Map
Vor Kurzem hatte ich bei Twitter über die Morning Map geschrieben. Heute will ich mal einen Einblick geben, wie ich diese einsetze und welche Vorteile ich daraus erziehle. Die Idee der Morning Map ist aber nicht von mir. Ich habe sie von Dr. Manuela Jacob-Niedballa übernommen und an meine Bedürfnisse angepasst.
(Morning Map Quelle: YouTube - Dr. Manuela Jacob-Niedballa).
Wer mich kennt, hat auch schon meinen Leitspruch aufgeschnappt „Freiheit statt Freizeit“. Ich finde nichts schlimmer, als wenn sich jeder Tag im Leben wie eine Wiederholung des Vortages anfühlt. Im Zeitmanagement geht es aber nicht ohne etwas täglicher Routine. Somit hat sich bei mir als Frühaufsteher (oder wie meine Freunde sagen, senile Bettflucht) ein täglicher Kaffee-Aufgabenblock gebildet.
Ich starte um 5:00 Uhr mit Kaffee und der Morgen Map.
Wie setze ich dies nun genau ein?
Ich gehe drei Bereiche durch – Termine, Aufgaben und privates – ja auch privates, denn man sollte die Arbeitswelt und private Bedürfnisse in Einklang bringen.
Ich schau dann als erstes in meinen Terminkalender, ob Termine oder Projekte anstehen. Das geht bei mir nur, da beides in meinen Kalender eingetragen wird (Aufgaben kommen da automatisch aus Meistertask). Diese trage ich mir dann in meine jeweilige Tabelle ein.
Noch kurz erklärt, was die Felder Zeitkontingent, VerplanteZeit, div und blockiert bedeuten.
Zeitkontingent und wie komme ich auf 10 Stunden?
24 Stunden ist eine unveränderbare Komponente, oder kennt da jemand einen Trick?
- 8 Std. Schlaf (Theorie)
- 2 Std. für Ernährung
- 1 Std. Pflege
- 3 Std. Gesundheit, Erholung (Sport aber auch Sofa)
Ergibt einen Rest von 10 Stunden.
Ich reserviere (blockiert) dann immer 1 Stunde für unvorhergesehene Dinge. Die beiden Felder VerplanteZeit und Div erklären sich glaube ich von selbst.
Jetzt ist der hier gezeigte Tag nicht unbedingt das beste Beispiel, da es der Tag vor meinem Urlaub ist und ich natürlich schon in den Tagen zuvor alles darauf ausgerichtet hatte.
Wie man sieht (Bild 1, oben), steht bei div nun -1,75, also fast zwei Stunden zu viel. Ich schaue dann zuerst im privaten Kasten, ob ich da etwas ändern bzw. verschieben kann. OK Tomtom Update läuft nebenbei, die 30 Minuten kann ich rausnehmen.
Da es noch nicht ausreicht, schau ich mir Anforderungen und Deadline der Aufgaben an und komme zu dem Entschluss, die 3 Stunden für die Blog-Beiträge auf zwei Tage aufzuteilen. Heute 1,5 Stunden und morgen 2 Stunden. Ich teile mir meine Arbeit öfter mal auf sieben Tage die Woche auf, ja das geht auch mit Familie. Da meine Frau z.B. später aufsteht, habe ich früh noch 2 bis 4 Stunden Zeit was zu machen.
Mein Glück für diesen Tag ist, dass keine Termine anstehen, denn die sind am schlechtesten zu kalkulieren. Anfahrt + Termin, da bleibt es selten bei den festgelegten Stunden. Je nach Entfernung und Art des Termins gebe ich da schon immer einen zeitlichen Puffer dazu.
Es ist natürlich nichts in Stein gemeißelt, aber hier sehe ich sofort, wenn meine vorgenommenen Aufgaben nicht zu schaffen sind und kann dementsprechend umplanen.
Aus den Aufgaben/Projekte schreibe ich mir dann meine Tagesziele auf meine Tafel im Büro. Es ist wichtig, dass man am Abend sieht, was geschafft wurde. Somit setze ich auch immer einen große Hacken hinter jede erledigte Aufgabe.
Das gesamte Projektmanagement mache ich über Meistertask – dazu aber in einem gesonderten Beitrag.
